Что значит аутсорсинг

Делегирование непрофильных обязанностей поможет спасти компанию от лишних расходов, оптимизировать процессы и повысить собственный престиж. Аутсорсинг используют как небольшие фирмы, так и производственные гиганты. Благодаря ему не приходится отвлекаться на побочную деятельность и удается сосредоточиться на основном процессе.

Суть аутсорсинга

Аутсорсинг – это, простыми словами, привлечение специалистов определенной сферы для выполнения побочных задач. Данная работа может быть поручена сторонней компании, а заключается она в передаче управления второстепенными функциями третьим лицам (организациям).

Понятие аутсорсинга хоть и не так давно на отечественном рынке услуг, но эта деятельность уже уверенно заняла свою отдельную бизнес-нишу. Ранее подобного термина в России не существовало, он заменил более устоявшееся обозначение «субконтрактацию».

Аутсорсинг предприятий часто используется в практиках западных фирм, оттуда к нам и попало это явление. Ключевые, устоявшиеся функции никому не передаются. Наоборот, на них происходит более пристальное сосредоточение сил всего персонала. Из основной деятельности выводятся второстепенные действия для сокращения времени, затрат и должностей. Последние, кстати, либо ликвидируются вовсе, либо перемещаются в другую (профильную) компанию.

Примеры аутсорсинга в деятельности практически любой компании:

• клининг (уборка, производственных помещений, складов, офисов, внешней территории предприятия);
• персонал на склад;
• организация питания;
• услуги для торговых сетей;
• линейный персонал;
• строительный персонал;
• курьерские услуги;
• медицинский персонал;
• аренда персонала;
• подбор персонала.

Гораздо более рационально доверить ту или иную функцию знающим специалистам, чем перегружать собственных лишней бухгалтерией, обязанностями и занимать физическое пространство. Фирмы, которые не располагают подобными ресурсами, в особенности, временем, предпочитают нанимать людей, отделы или целые организации. Вот что значит аутсорсинг.

В каких случаях используется аутсорсинг

Служба аутсорсинга привлекается со стороны в следующих ситуациях:

• не хватает внутренних ресурсов для поиска, внедрения и содержания кадров, чьей задачей является выполнение незначительных функций;
• когда наем аутсорсинга явно дешевле, чем содержание целого штата работников;
• когда трудно выделить статьи в бюджете для оплаты труда дополнительных служб;
• если в малых компаниях некоторые должности требуются лишь изредка, не на постоянной основе;
• когда крупная организация портит свою статистику (средний заработок, ликвидность и прочие показатели) наличием неприбыльных подразделений, которые далеки от основного ее профиля;
• бюджет предприятия не настолько высок, чтобы туда входило финансирование непрофильных функций, поэтому конкурентоспособность на рынке труда низкая;
• на данном этапе необходимо сокращение фонда оплаты труда (численности персонала);
• показатели средней заработной платы сильно занижены из-за обслуживающих должностей (клининга, охраны, водителей и т.п.).

Все эти проблемы может решить система аутсорсинга, если компания настроена на реструктуризацию и оптимизацию рабочих процессов.

Разновидности аутсорсинга

Определить, как работает аутсорсинг, можно, просто взглянув на структуру компании. На самом деле, можно «открепить» практически любую ее сферу, отсюда вытекают основные виды аутсорсинга:

1. Маркетинг – зачастую реклама становится решающим фактором для многих брендов, а толкового специалиста найти не так уж и просто. Тем более, нерационально содержать, обучать и стимулировать целый отдел рекламы. Лучше делегировать продвижение через внешний аутсорсинг.
2. Производство – нередко доходит до такого, что компании сосредотачиваются на разработке продукта и важных технических аспектах, а само изготовление поручают сторонним организациям. Либо же направляют производство в азиатские страны, где процесс обходится в разы дешевле.
3. Хозяйственные задачи – здесь явление уже более знакомое. В отечественной практике уже довольно давно и часто нанимают подрядчиков для уборки, охраны, питания на предприятиях, обслуживания техники и транспорта, логистики и т.д.
4. Аутстаффинг – это вывод персонала за пределы компании — рабочие трудоустроены в аутстаффинговой компании, но работают на объекте заказчика на постоянной основе по табелю, со служебными обязанностями.

5. Бизнес-процессы – технология аутсорсинга предусматривает передачу на сторону второстепенных функций, выполняемых не всегда регулярно и не в фиксированных объемах. Сюда можно отнести расчет заработной платы, налоговых отчислений, бухгалтерский учет, снабжение отделов и целых структур, кадровую службу и другие процессы, которые можно передать субподрядчику.
6. IT обеспечение – делегируется чаще всего, так как это слишком узкая сфера. Специалисты со стороны внедряют, обслуживают и проектируют программы, системы, способствующие стабильной работе фирмы. Управляющий решает, в какой степени внедрять аутсорсеров: абсолютно для всех обязанностей, частично лишь по некоторым пунктам или временно (одноразово, периодически).
7. Обработка заявок – сюда можно отнести прием звонков от клиентов арендованными операторами.

Компании, пользующиеся аутсорсингом, просто не занимаются «лишними» делами, а полностью отдают себя собственной профессии.

Что нельзя путать с аутсорсингом

Наряду с этим понятием есть еще термины, которые часто путают:

1. Аутстаффинг – наемная компания выводит работников на постоянной основе по графику работ нанимателю, они являются как бы «гостевыми сотрудниками», а оплата поступает из «одной» фирмы.
2. Фриланс – чаще неформальная деятельность, не подкрепленная договором. Фрилансерами являются копирайтеры, дизайнеры, SMM специалисты, программисты и другие работники, кто справляется со своими обязанностями самостоятельно.

3. Дропшиппинг – посредничество между поставщиком товара и покупателем. Яркие примеры – это интернет-магазины и прочие виртуальные площадки, у которых нет физических ресурсов. Они осуществляют деятельность посредством рекламы, приемом платежей и общением с клиентами.

Таким образом, для аутсорсинга основное отличие – это обязательное наличие договора с фирмой продолжительностью не менее года, а также делегирование непрофильных функций.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Использование данного инструмента не только экономит финансовые ресурсы, но и исключает множество проблем, возникающих в процессе найма нового персонала. Проще говоря, легче обратиться в фирму, где уже укомплектован штат сотрудников конкретного направления, из которых можно выбрать специалиста нужной квалификации.

Можно выделить основные преимущества аутсорсинга для предприятий:

1. Экономия на кадровой службе – компании, использующие аутсорсинг, перестают тратиться на обучение персонала, премии, бонусы, мотивирование, закупку оборудования и софта.
2. Избавление от социальных обязательств – наемная компания берет на себя функции по пенсионным, налоговым, страховым отчислениям, а также по оплате отпусков и больничных сотрудникам.

3. Рост стабильности – услуги аутсорсера, согласно договору, ограничены сроками и другими факторами, так что работа будет выполнена в любом случае, даже если специалистам потребуется отпуск.
4. Проработка непрофильных областей – для побочных услуг не нужно самостоятельно искать, нанимать и обучать работников. В узкопрофильной компания уже набран персонал необходимой квалификации.
5. Более пристальная фокусировка на ключевых процессах – аутсорсинг позволяет урезать траты на ведение побочной деятельности, которая не важна для достижения главной цели. Благодаря этому разгружается часть команды, появляется свободное время и прочие ресурсы.
6. Быстрая реорганизация бизнеса – возможность отказаться от сотрудничества с одним и нанять другой отдел аутсорсинга, освобождаясь при этом от непосредственного участия в кадровых перестановках (увольнениях, переводах, найме).

Есть также и негативные стороны таких трудовых отношений:

1. Зависимость от сторонней помощи – хоть целью аутсорсинга является освобождение работодателя от выполнения определенных функций, их качество при отсутствии должной конкуренции может существенно снизиться. Фирме больше не к кому будет обратиться, единственной альтернативой станет самостоятельная деятельность.

2. Недобросовестное выполнение обязательств – редко удается отследить квалификацию внештатного персонала, а исправлять последствия придется в ущерб себе.
3. Утечка важной информации – разглашение конфиденциальных сведений, которые могут нанести урон репутации сотрудников, а также положению фирмы на рынке. К сожалению, поручиться или повлиять можно только на собственных сотрудников.
4. Повышение затрат – рынок никогда не отличался стабильностью: расценки и объем услуг постоянно меняется, и со временем оказывается, что прежние расчеты уже не верны. Эффективность процесса аутсорсинга утрачена, поэтому приходится держать его под контролем.

Большинства этих моментов можно избежать, если проработать потенциально слабые места в договоре. Тогда аутсорсинг проекта или целой компании будет продуктивным.

Известные примеры использования аутсорсинга

Известны случаи перехода на полный аутсорсинг. Это практика мировых гигантов, таких как Ford, к примеру. Компания разгрузилась, передав многие функции в аутсорсинг. В непосредственном производстве остались 30% продукции.

Компания Nike все производство перевела на аутсорсинг, чтобы с головой уйти в дизайн спортивных коллекций и продавать одежду в собственных магазинах.

Google же предпочел делегировать поддержку клиентов, а также разработку мелких проектов и программ. Теперь специальный персонал тщательно прорабатывает ключевые вопросы пользователей, а корпорация всеми силами сосредоточена на приоритетных задачах в глобальном смысле.

Аутсорсинг – это легкий, безопасный и эффективный метод повышения результативности. Ведь если полностью сосредоточиться на основной работе, не переключаясь время от времени на побочные действия, времени и других ресурсов будет потрачено на порядок меньше. Порой более рациональным решением станет поручение определенных функций другим специализированным компаниям.

Как оплачиваются услуги аутсорсинга

Аутсорсинг стал выгодным и практичным решением для многих предприятий. Выбор обеспечивает не только возможность сэкономить человеческие ресурсы, но и финансы компании. Часто привлечение специалистов в формате аутсорсинга выходит менее затратно, нежели держать штатного сотрудника для выполнения поставленных задач.

Оплата за услуги аутсорсинга обсуждается с каждым клиентом индивидуально. Сотрудники профильной компании нередко предлагают несколько доступных способов оплаты и подсчета суммы за проведенные работы. Выбор схемы зависит от объема и сложности поставленных задач, необходимого количества времени для их выполнения. 

За объем работ 

Наиболее распространенная схема, когда необходимо выполнить ряд работ специалисту определенного профиля, либо справиться со значительным объемом поставленных задач. Подсчеты осуществляются в рамках установленного прайса компании.

Также удобно пользоваться пакетами услуг, если они предлагаются аутсорсинговой организацией. Объединение нескольких решений в один пакет предложений от профессионалов часто помогает значительно сэкономить.

Оплата по часам 

Популярный выбор, если для специалиста аутсорсинговой компании есть небольшой перечень поставленных задач, требуется оперативное выполнение. Почасовая оплата предполагает включение в прайс всех расходов, которые потребовались для решения проблемы заказчика.

Стоимость зависит от направления профессиональной деятельности выбранного специалиста. Сумма при таком взаимодействии оговаривается заранее. Заказчик может узнать как стоимость услуг за один час, так и общую цену, если знает необходимое время для решения поставленных задач.

Оплата за отработанные часы 

Такой метод оплаты труда специалистов аутсорсинговой компании выбирают в случаях, где трудно оценить точный перечень выполненных работ или необходимое количество рабочих часов, которые потребовалось потратить. Поэтому исполнители ориентируются на средние показатели, устанавливая ценник за отработанный час.

Время, которое затрачено на выполнение поставленных задач, заполняет сам специалист. Если требуется более надежный и точный источник контроля, устанавливается тайм-трекинг.

Кто оказывает услуги аутсорсинга 

Профессиональные услуги аутсорсинга доступны в любых направлениях деятельности. Такие решения предлагают как частные специалисты, так и профильные компании. Поэтому заказчики имеют возможность выбирать среди широкого круга предложений, прежде чем остановиться на заказе услуг в конкретном месте.

Несмотря на предложения от частных специалистов, предприниматели чаще доверяют профильным компаниям аутсорсинга. Решение обеспечивает более высокий уровень профессиональных услуг, этики и взаимодействия с клиентом, меньшие риски для заказчика.

Инструкция для перехода на аутсорсинг 

Очевидно, аутсорсинг приносит множество пользы для предпринимателей. Поэтому часть работы внутренних специалистов предприятия можно заменить на услуги аутсорсинга, для получения ожидаемых результатов работы, многочисленных выгод от выполнения поставленных задач экспертом в данном направлении. 

Рассматривая аспекты перехода на сотрудничество в формате аутсорсинга, потребуется помнить о множестве факторов. Ключевыми этапами взаимодействия с аутсорсинговыми компаниями, стали: 

• Выбор сферы деятельности. Потребуется определить, для каких подразделений предприятия требуется помощь специалистов. Это позволит определить направления, а также примерное время работы экспертов, ожидаемые выгоды от сотрудничества. 
• Выбор аутсорсинговой фирмы. Сегодня предложения о предоставлении аутсорсинговых услуг предлагают многие профильные компании. Важно отдавать предпочтения проверенным партнерам, работающим в данной сфере многие годы, предлагающим выгодные условия сотрудничества.

• Заключение договора с фирмой. Рекомендуется внимательно ознакомиться со всеми пунктами договора о предоставлении аутсорсинговых услуг, до подписания контракта. Это позволит избежать неприятностей и внезапных ситуаций для каждой из сторон профессионального соглашения. 
• Предоплата, если предусмотрено договором. Многие договора на предоставление аутсорсинговых услуг предполагают внесение предоплаты. Предприниматель может внести как всю сумму сразу, так и часть. Главное — не меньше установленного размера предоплаты. 
• Контроль за оказанием услуг. Собственный внутренний контроль позволит выявить недочеты, своевременно проработать их, избежать накладок, лишних расходов и трудностей. 
• Полная оплата по завершению работ. После оценки, принятия всех выполненных задач специалистом профильной компании, заказчик оплачивает полную сумму, указанную в договоре.