Делегирование непрофильных обязанностей поможет спасти фирму от лишних расходов, оптимизировать процессы и повысить собственный престиж. Аутсорсинг используют как небольшие фирмы, так и производственные гиганты. Благодаря ему не приходится отвлекаться на побочную деятельность и удается сосредоточиться на основном процессе.

Суть аутсорсинга

Аутсорсинг – это, простыми словами, привлечение специалистов определенной сферы для выполнения побочных задач. Данная работа может быть поручена сторонней компании, а заключается она в передаче управления побочными функциями третьим лицам (организациям).

Понятие аутсорсинга хоть и не так давно на отечественном рынке услуг, но эта деятельность уже уверенно заняла свою отдельную бизнес-нишу. Ранее подобного термина в России не существовало, он заменил более устоявшееся обозначение «субконтрактацию».

Аутсорсинг предприятий часто используется в практиках западных фирм, оттуда к нам и попало это явление. Ключевые, устоявшиеся функции никому не передаются. Наоборот, на них происходит более пристальное сосредоточение сил всего персонала. Из основной деятельности выводятся побочные действия для сокращения времени, затрат и должностей. Последние, кстати, либо ликвидируются вовсе, либо перемещаются в другую (профильную) компанию.

Примеры аутсорсинга в деятельности практически любой компании:

• клининг (уборка, производственных помещений, складов, офисов, внешней территории предприятия);
• охрана транспорта, объектов, персонала;
• организация питания;
• услуги для торговых сетей;
• техническое обслуживание здания (ремонт, услуги, сантехника, электрика и т.д.);
• фасовка и сборка товара;
• сельскохозяйственные работы;
• курьерские услуги.

Гораздо более рационально доверить ту или иную функцию знающим специалистам, чем перегружать собственных лишней бухгалтерией, обязанностями и занимать физическое пространство. Фирмы, которые не располагают подобными ресурсами, в особенности, временем, предпочитают нанимать людей, отделы или целые организации. Вот что значит аутсорсинг.

В каких случаях используется аутсорсинг

Служба аутсорсинга привлекается со стороны в следующих ситуациях:

• не хватает внутренних ресурсов для поиска, внедрения и содержания кадров, чьей задачей является выполнение незначительных функций;
• когда наем аутсорсинга явно дешевле, чем содержание целого штата работников;
• когда трудно выделить статьи в бюджете для оплаты труда дополнительных служб;
• если в малых фирмах некоторые должности требуются лишь изредка, не на постоянной основе;
• когда крупная организация портит свою статистику (средний заработок, ликвидность и прочие показатели) наличием неприбыльных подразделений, которые далеки от основного ее профиля;
• бюджет предприятия не настолько высок, чтобы туда входило финансирование непрофильных функций, поэтому конкурентоспособность на рынке труда низкая;
• на данном этапе необходимо сокращение фонда оплаты труда (численности персонала);
• показатели средней заработной платы сильно занижены из-за обслуживающих должностей (клининга, охраны, водителей и т.п.).

Все эти проблемы может решить система аутсорсинга, если компания настроена на реструктуризацию и оптимизацию рабочих процессов.

Разновидности аутсорсинга

Определить, как работает аутсорсинг, можно, просто взглянув на структуру компании. На самом деле, можно «открепить» практически любую ее сферу, отсюда вытекают основные виды аутсорсинга:

1. Маркетинг – зачастую реклама становится решающим фактором для многих брендов, а толкового специалиста найти не так уж и просто. Тем более, нерационально содержать, обучать и стимулировать целый отдел рекламы. Лучше делегировать продвижение через внешний аутсорсинг.
2. Производство – нередко доходит до такого, что компании сосредотачиваются на разработке продукта и важных технических аспектах, а само изготовление поручают сторонним организациям. Либо же направляют производство в азиатские страны, где процесс обходится в разы дешевле.
3. Хозяйственные задачи – здесь явление уже более знакомое. В отечественной практике уже довольно давно и часто нанимают подрядчиков для уборки, охраны, питания на предприятиях, обслуживания техники и транспорта, логистики и т.д.
4. Аутстаффинг – аренда кадров, то есть наем персонала без юридического сопровождения, что позволяет легально сэкономить на налогах. Данное понятие более развито на иностранном рынке труда.
5. Бизнес-процессы – технология аутсорсинга предусматривает передачу на сторону второстепенных функций, выполняемых не всегда регулярно и не в фиксированных объемах. Сюда можно отнести расчет заработной платы, налоговых отчислений, бухгалтерский учет, снабжение отделов и целых структур, кадровую службу и другие процессы, которые можно передать субподрядчику.
6. IT обеспечение – делегируется чаще всего, так как это слишком узкая сфера. Специалисты со стороны внедряют, обслуживают и проектируют программы, системы, способствующие стабильной работе фирмы. Управляющий решает, в какой степени внедрять аутсорсеров: абсолютно для всех обязанностей, частично лишь по некоторым пунктам или временно (одноразово, периодически).
7. Обработка заявок – сюда можно отнести прием звонков от клиентов арендованными операторами.

Компании, пользующиеся аутсорсингом, просто не занимаются «лишними» делами, а полностью отдают себя собственной профессии.

Что нельзя путать с аутсорсингом

Наряду с этим понятием есть еще термины, которые часто путают:

1. Аутстаффинг – наемная фирма выдает работников нанимателю, они являются как бы «гостевыми сотрудниками», а оплата поступает из «одной» фирмы.
2. Фриланс – чаще неформальная деятельность, не подкрепленная договором. Фрилансерами являются копирайтеры, дизайнеры, SMM специалисты, программисты и другие работники, кто справляется со своими обязанностями самостоятельно.
3. Дропшиппинг – посредничество между поставщиком товара и покупателем. Яркие примеры – это интернет-магазины и прочие виртуальные площадки, у которых нет физических ресурсов. Они осуществляют деятельность посредством рекламы, приемом платежей и общением с клиентами.

Таким образом, для аутсорсинга основное отличие – это обязательное наличие договора с фирмой продолжительностью не менее года, а также делегирование непрофильных функций.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Использование данного инструмента не только экономит финансовые ресурсы, но и исключает множество проблем, возникающих в процессе найма нового персонала. Проще говоря, легче обратиться в фирму, где уже укомплектован штат сотрудников конкретного направления, из которых можно выбрать специалиста нужной квалификации.

Можно выделить основные преимущества аутсорсинга для предприятий:

1. Экономия на кадровой службе – компании,  использующие аутсорсинг, перестают тратиться на обучение персонала, премии, бонусы, мотивирование, закупку оборудования и софта.
2. Избавление от социальных обязательств – наемная фирма берет на себя функции по пенсионным, налоговым, страховым отчислениям, а также по оплате отпусков и больничных сотрудникам.
3. Рост стабильности – услуги аутсорсера, согласно договору, ограничены сроками и другими факторами, так что работа будет выполнена в любом случае, даже если специалистам потребуется отпуск.
4. Проработка непрофильных областей – для побочных услуг не нужно самостоятельно искать, нанимать и обучать работников. В узкопрофильной компания уже набран персонал необходимой квалификации.
5. Более пристальная фокусировка на ключевых процессах – аутсорсинг позволяет урезать траты на ведение побочной деятельности, которая не важна для достижения главной цели. Благодаря этому разгружается часть команды, появляется свободное время и прочие ресурсы.
6. Быстрая реорганизация бизнеса – возможность отказаться от сотрудничества с одним и нанять другой отдел аутсорсинга, освобождаясь при этом от непосредственного участия в кадровых перестановках (увольнениях, переводах, найме).

Есть также и негативные стороны таких трудовых отношений:

1. Зависимость от сторонней помощи – хоть целью аутсорсинга является освобождение работодателя от выполнения определенных функций, их качество при отсутствии должной конкуренции может существенно снизиться. Фирме больше не к кому будет обратиться, единственной альтернативой станет самостоятельная деятельность.
2. Недобросовестное выполнение обязательств – редко удается отследить квалификацию внештатного персонала, а исправлять последствия придется в ущерб себе.
3. Утечка важной информации – разглашение конфиденциальных сведений, которые могут нанести урон репутации сотрудников, а также положению фирмы на рынке. К сожалению, поручиться или повлиять можно только на собственных сотрудников.
4. Повышение затрат – рынок никогда не отличался стабильностью: расценки и объем услуг постоянно меняется, и со временем оказывается, что прежние расчеты уже не верны. Эффективность процесса аутсорсинга утрачена, поэтому приходится держать его под контролем.

Большинства этих моментов можно избежать, если проработать потенциально слабые места в договоре. Тогда аутсорсинг проекта или целой компании будет продуктивным.

Известные примеры использования аутсорсинга

Известны случаи перехода на полный аутсорсинг. Это практика мировых гигантов, таких как Ford, к примеру. Компания разгрузилась, передав многие функции в аутсорсинг. В непосредственном производстве остались 30% продукции.

Компания Nike все производство перевела на аутсорсинг, чтобы с головой уйти в дизайн спортивных коллекций и продавать одежду в собственных магазинах.

Google же предпочел делегировать поддержку клиентов, а также разработку мелких проектов и программ. Теперь специальный персонал тщательно прорабатывает ключевые вопросы пользователей, а корпорация всеми силами сосредоточена на приоритетных задачах в глобальном смысле.

Аутсорсинг – это легкий, безопасный и эффективный метод повышения результативности. Ведь если полностью сосредоточиться на основной работе, не переключаясь время от времени на побочные действия, времени и других ресурсов будет потрачено на порядок меньше. Порой более рациональным решением станет поручение определенных функций другим специализированным компаниям.