Текучесть кадров – что это, как провести расчет и понизить
13.06.2023
Обзор профессии эйчар (HR-менеджер) — зачем они нужны в компании, их обязанности, плюсы и минусы
14.06.2023
- Отличие средней и среднесписочной численности
- Инструкция расчета ССЧ
- Примеры как считать ССЧ в разных ситуациях
- Когда надо считать среднесписочную численность
- Когда надо считать среднюю численность
- Кого можно не включать в ССЧ
- Сроки сдачи ССЧ
- Штрафы по ССЧ
- Среднесписочная численность и аутсорсинг
- Хотите получить точный просчет и коммерческое предложение?
Понятие среднесписочная численность работников и ее расчет
Информация о среднесписочной численности работников подается в ИФНС за каждый отчетный период. Их следует прописывать при расчете страховых взносов, которые начисляются ежегодно на выплаты персонала. Вплоть до 2020 года данные о ССЧ предоставлялись в виде отдельного отчета, но теперь вся информация для налоговой службы отражается в РСВ. В статье мы рассмотрим понятие среднесписочной численности, предоставим инструкцию по расчету и приведем примеры, как правильно считать ССЧ в различных ситуациях.
Среднесписочная численность принимает во внимание всех сотрудников, которые исполняют свои обязанности по трудовым соглашениям. В расчете не учитываются работники, которые пребывают в декретном, учебном отпуске или работают в качестве внешних совместителей.
Средняя численность, в отличие от ССЧ, имеет более широкое значение. Она включает в себя не только людей на трудовых соглашениях, но и всех остальных работников организации, включая внешних совместителей и персонал на договорах ГПХ.
Расчет среднесписочной численности за годовой отчетный период производится по формуле:
СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + ... + СрЧ 12) / 12, где
- СрЧ год – годовые показатели среднесписочной численности;
- СрЧ 1, 2 – значения ССЧ за каждый месяц.
Если нужно подсчитать ССЧ за более короткий период, сначала определяют число работников за каждый месяц, суммируют эти цифры, а затем делят на общее количество отчетных месяцев. К примеру, если в первом квартале на фирме трудились 9 человек, а в следующем – 11, то среднесписочная численность за отчетное полугодие составит 10. Однако случаются и более сложные ситуации, когда необходимо рассчитать ССЧ с полным рабочим днем, неполной зарплатной ставкой либо всех сотрудников. Рассмотрим эти подсчеты детальнее.
Рассчитываем ССЧ персонала с полным рабочим днём
Чтобы выяснить среднесписочную численность персонала с полным рабочим днем, надо суммировать людей за каждый день месяца. В расчет принимаются все работники, включая тех, кто был в отпуске или на больничном. Далее готовые значения делят на количество дней в исследуемом месяце.
Допустим, штат организации составлял 8 человек, но с 12 марта на работу был принят еще один сотрудник. В таком случае расчет выглядит следующим образом:
(11 дней х 8 сотрудников + 20 дней х 9 сотрудников)/31 день = 9 человек в марте
Считаем ССЧ сотрудников с неполной ставкой
Если в штате компании находятся работники с занятостью неполный день, расчеты должны учитывать время исполнения их рабочих обязанностей. Для начала нужно определить, сколько часов по каждому месяцу отработали эти сотрудники. Предположим, в компании работают 2 человека, которые исполняют свои обязанности по 4 часа в день. За январь они совместно трудились 120 часов.
Далее полученные часы следует поделить на дневную рабочую норму, которая умножается на число рабочих дней в месяце. Если в компании применяется 8-часовой день, а рабочими в январе были всего 15 дней (с учетом новогодних праздников), то подсчеты будут выполняться таким образом:
120 часов/15 дней х 8 часов = 1 человек
Считаем ССЧ всех сотрудников
Для расчета среднесписочной численности всех сотрудников нужно суммировать ССЧ работников за месяц с полным и неполным рабочим днем, округлить этот показатель, а затем разделить его на число месяцев в отчетном периоде.
От полученных результатов во многом зависит способ сдачи отчетности – на бумажном или электронном носителе. Так, если количество сотрудников в компании не превышает 10, можно отчитываться на бумаге.
Для лучшего понимания расчетов ССЧ рассмотрим несколько примеров, которые могут возникать в разных ситуациях.
Пример 1
Компания работает 5 дней в неделю, все сотрудники устроены на полный рабочий день. Необходимо определить среднесписочную численность за март. Для этого суммируем количество сотрудников по каждому дню и отнимаем тех работников, которые исключаются из ССЧ. Допустим, списочная численность персонала по итогам расчетов составила 2827 человек, а исключаемых из ССЧ – 37 человек. Отнимаем 37 от 2827 и получаем 2790 человек.
Далее делим полученное значение на количество календарных дней (в марте их 31). Получаем:
2790/31 = 90 человек
Пример 2
Нужно подсчитать среднесписочную численность предприятия за первый квартал. Итоговые значения в этой ситуации получают путем суммирования ССЧ за каждый месяц и последующего деления на 3. Даже если компания не работала весь квартал, среднесписочную численность все равно делят на три.
Предположим, штат фирмы в январе составлял 115 человек, в феврале – 112, в марте – 117. Считаем:
(115 + 112 + 117)/3 = 115 человек
Пример 3
Вновь созданные компании суммируют ССЧ за все отработанные месяцы, но делят полученные значения не на число отработанных месяцев, а на 12. Предположим, фирма открылась в октябре с численностью 15 человек. В ноябре в ней работали 14 человек, а в декабре – 15. Таким образом, ССЧ за год составит 4 сотрудника:
(15 + 14 + 15)/12 = 3,66 (округляем до 4)
Данные о среднесписочной численности в обязательном порядке рассчитываются перед сдачей РСВ. Они необходимы для заполнения отчетности любых организаций, в том числе вновь созданных, а также для отчетов ИП с работниками. Не сдают РСВ со среднесписочной численностью только те индивидуальные предприниматели, которые на протяжении года не нанимали сотрудников.
Помимо указания в РСВ, среднесписочная численность может потребоваться в таких случаях:
- при заполнении форм статистической отчетности – к примеру, П-4, которую нужно подавать всем юридическим лицам, кроме малого бизнеса;
- для вычисления доли прибыли обособленного подразделения предприятия;
- с целью получения статуса малого или среднего предприятия – среднесписочная численность в этом случае должна составлять не более 100 и 250 сотрудников соответственно;
- для подтверждения права компании на получение льгот по НДС (некоторые операции освобождаются от налогов);
- для использования сниженных страховых взносов.
Как говорилось выше, средняя численность учитывает всех сотрудников, которые работают на предприятии по трудовым соглашениям, договорам ГПХ и внешнему совместительству. Она не указывается в расчете страховых взносов, но может понадобиться субъекту хозяйствования в некоторых ситуациях. К примеру, ее рассчитывают при оценке перехода на другую систему налогообложения. При использовании ПСН она должна составлять не выше 15 человек, на УСН – не больше 100 человек.
В среднесписочную численность входят все сотрудники, которые работают на предприятии согласно трудовому договору.
При расчетах в ССЧ не включаются следующие лица:
- работники, которые привлекаются по договорам ГПХ;
- сотрудники, отправленные за рубеж или переведенные в другую организацию без сохранения зарплаты;
- внешние совместители;
- работники, отправленные на обучение с отрывом от основной работы;
- сотрудники в декрете;
- адвокаты;
- собственники предприятия, которым не выплачивается зарплата;
- военнослужащие;
- лица, которые решили уволиться и прекратили свои трудовые функции.
Поскольку отчеты по РСВ подаются по итогам каждого квартала, полугодия, 9 месяцев и всего календарного года, то и данные по ССЧ отражаются за аналогичные сроки. Форму необходимо предоставлять в налоговые органы на протяжении 30 дней после окончания каждого отчетного периода.
Поскольку ССЧ передается в налоговую службу вместе с расчетом страховых взносов, несдача или несвоевременная передача данных по РСВ грозит административной ответственностью. Штрафы за срыв сроков определяются статьей 119 НК РФ и могут варьироваться в пределах 5–30 % от суммы невыплаченных взносов (но не меньше 1 тыс. рублей).
Если компания своевременно не подает отчетность по ф. П-4, к ней могут применяться взыскания, предусмотренные статьей 13.19 КоАП РФ, а именно:
- штраф должностным лицам в размере 10–20 тыс. рублей;
- штраф юридическим лицам в сумме 20–70 тыс. рублей;
- в случае повторного нарушения – новые штрафы с увеличением до 50 тыс. рублей для должностных лиц или до 150 тыс. рублей для юридических.
Если у вас возникают сложности с кадровым делопроизводством, обращайтесь к помощи компании Eskela. Мы оказываем услуги аутсорсинга персонала и готовы предоставить опытного специалиста. Наша фирма работает только по официальному договору. Каждое предприятие может рассчитывать на индивидуальный подход, гибкую ценовую политику и оперативное решение поставленных задач.
Свяжитесь со специалистами skela удобным для себя способом, чтобы проконсультироваться по аутсорсингу и оставить заявку на услугу. Благодаря высокой квалификации наших сотрудников вы получите качественный расчет ССЧ и сможете существенно снизить нагрузку на свою штатную бухгалтерию.
