Аутсорсинг или аутстаффинг — чем отличаются и что выбрать для бизнеса

Каждое предприятие стремится оптимизировать издержки и повысить рентабельность. Однако содержать расширенный штат для выполнения непрофильных, сезонных или проектных задач не всегда финансово оправданно.

В таких ситуациях бизнес может использовать два инструмента: аутсорсинг и аутстаффинг персонала. Оба подхода позволяют привлекать сотрудников через стороннюю компанию, но механизмы работы, порядок управления людьми и зоны ответственности сторон существенно различаются.

В этой статье разберем, что общего у этих моделей, чем аутсорсинг отличается от аутстаффинга, какие преимущества и ограничения есть у каждого варианта и почему для большинства задач, связанных с линейными и рабочими специальностями, аутсорсинг персонала оказывается более эффективным решением.

Аутсорсинг и аутстаффинг: простые определения

Аутсорсинг персонала: суть и механизм работы

Аутсорсинг персонала — это передача целого участка работ или бизнес-процесса сторонней компании «под ключ». Заказчик платит не просто за присутствие людей на объекте, а за конкретный измеримый результат или фактически выполненный объем работ.

Например, подрядчику можно передать:

• погрузку и разгрузку товаров;
• комплектацию заказов на складе;
• фасовку, упаковку и маркировку продукции;
• выкладку товаров в торговом зале;
• уборку помещений;
• отдельные операции на производстве;
• выполнение определенного этапа строительных работ.

Аутсорсинговая компания самостоятельно подбирает сотрудников, выводит их на объект, организует работу, контролирует дисциплину и отвечает за качество и сроки выполнения согласованной задачи.

При работе с Eskela заказчик получает не отдельных работников, которыми необходимо самостоятельно управлять, а организованную команду под конкретный объем работ.

Аутстаффинг: как работает предоставление сотрудников

Под аутстаффингом обычно понимают модель, при которой сотрудники оформлены в сторонней организации, но выполняют работу в интересах, под управлением и контролем компании-заказчика.

В российском законодательстве термин «аутстаффинг» напрямую не используется. Закон регулирует временное направление сотрудников по договору о предоставлении труда работников. Оказывать такую услугу могут аккредитованные частные агентства занятости, а также другие юридические лица в отдельных предусмотренных законом случаях.

При этой модели заказчик самостоятельно:

• составляет рабочий график;
• распределяет задания;
• контролирует ежедневную работу;
• следит за дисциплиной;
• оценивает производительность каждого сотрудника.

Работодатель занимается оформлением сотрудников, начислением заработной платы и кадровым документооборотом. Заказчик оплачивает предоставление труда работников на условиях заключенного договора.

Что общего между аутсорсингом и аутстаффингом

Аутсорсинг и аутстаффинг основаны на разных механизмах, но используются бизнесом для решения схожих организационных задач. Обе модели позволяют привлекать внешние ресурсы без постоянного расширения собственного штата.

К общим особенностям относятся:

1. Оптимизация расходов. Компания может сократить затраты на самостоятельный поиск, оформление и кадровое сопровождение большого количества сотрудников.
2. Экономия времени. Часть кадровых и административных процессов передается сторонней организации.
3. Высвобождение внутренних ресурсов. HR-специалисты, бухгалтерия и руководители могут сосредоточиться на основных задачах бизнеса.
4. Возможность привлечения людей на ограниченный период. Обе модели могут использоваться при сезонном увеличении нагрузки, запуске проекта или необходимости усилить отдельное направление.
5. Отсутствие прямого трудоустройства в штат заказчика. Привлеченные сотрудники оформлены в другой организации, а не у компании-заказчика.
6. Передача кадрового учета. Оформление сотрудников, расчет заработной платы и связанный с ними документооборот ведет организация, являющаяся их работодателем.

При этом главное различие заключается в управлении работой. При аутсорсинге заказчик передает исполнителю определенный процесс или участок работ. При аутстаффинге он получает сотрудников, которыми продолжает руководить самостоятельно.

Главные отличия: сравнительная таблица

Чтобы понять, чем аутстаффинг отличается от аутсорсинга персонала, сравним обе модели по правовым, организационным и экономическим критериям.

Таким образом, при аутсорсинге компания-исполнитель отвечает за организацию процесса и конечный результат. При аутстаффинге заказчик получает сотрудников, но самостоятельно управляет их ежедневной работой.

Преимущества аутсорсинга перед аутстаффингом

Для производственных, складских, строительных, торговых и других операционных задач аутсорсинг линейного персонала обладает рядом преимуществ.

1. Полная передача ответственности. Заказчику не нужно самостоятельно управлять каждым работником, разбираться с дисциплинарными нарушениями, контролировать выходы и искать замену заболевшему сотруднику. Исполнитель решает эти вопросы самостоятельно.
2. Оплата за результат, а не просто за часы. При аутстаффинге компания оплачивает предоставление труда работников. При аутсорсинге от Eskela заказчик платит за фактически выполненную работу или согласованный результат.
3. Мгновенное масштабирование команды. При увеличении объема работ аутсорсинговая компания может оперативно вывести дополнительную смену. Если нагрузка снижается, численность команды также можно сократить без увольнения штатных сотрудников.
4. Гарантия оперативной замены. Если сотрудник не вышел на смену, заболел или не справляется с задачей, Eskela предоставляет замену без дополнительной платы для заказчика.
5. Снижение административной нагрузки. Подбор, оформление, начисление заработной платы, отпускных, больничных, страховых взносов и другой кадровый документооборот берет на себя исполнитель.
6. Контроль на объекте. За работой команды следит менеджер или бригадир со стороны подрядчика. Заказчику не требуется выделять отдельного штатного сотрудника для ежедневного контроля.
7. Фокус на основном бизнесе. Руководители компании могут сосредоточиться на производстве, продажах, развитии и работе с клиентами, не отвлекаясь на управление вспомогательными процессами.

Из чего складывается реальная стоимость персонала

При сравнении аутсорсинга, аутстаффинга и самостоятельного найма нельзя учитывать только оклад сотрудника или стоимость одного часа работы.

Полная стоимость штатного персонала включает:

• размещение вакансий и поиск кандидатов;
• работу специалистов по подбору персонала;
• собеседования и оформление;
• НДФЛ и страховые взносы;
• отпускные и больничные;
• работу кадровой службы и бухгалтерии;
• ведение табелей;
• контроль выходов и дисциплины;
• ввод сотрудников в рабочий процесс;
• выдачу спецодежды;
• поиск замены при увольнении, болезни или невыходе;
• потери из-за простоев и нехватки людей;
• время руководителей, которое тратится на управление персоналом.

Пример реальной экономии

Допустим, компании требуется 10 грузчиков на склад на три месяца для прохождения сезонного пика.

• При найме в штат: компания оплачивает оклад, НДФЛ, страховые взносы около 30%, отпускные, больничные, подбор и работу HR, бухгалтерии и линейных руководителей. В результате стоимость одного часа работы для бизнеса оказывается на 40–45% выше чистого оклада сотрудника.
• При аутсорсинге от Eskela: заказчик платит единую согласованную ставку. В нее уже включены налоги, спецодежда, контроль работы и гарантия замены персонала.

По статистике и практике Eskela, экономия фонда оплаты труда и административных ресурсов при использовании аутсорсинга составляет в среднем от 20% до 35%.

Экономия формируется не только за счет прямых расходов. Компания также сокращает затраты времени на подбор людей, оформление документов, контроль смен и оперативный поиск замены.

Когда аутстаффинг может быть выгоднее

Для объективного сравнения необходимо отметить ситуации, в которых аутстаффинг может быть более подходящим решением.

• У компании уже есть сформированная и лояльная команда, которую требуется вывести за штат.
• Заказчику важно сохранять полный контроль над каждым действием сотрудника.
• Работники должны ежедневно получать задания непосредственно от руководителя компании-заказчика.
• Задача стабильна, выполняется постоянно и не предполагает резких изменений объема.
• Компания готова самостоятельно заниматься графиками, дисциплиной и контролем производительности.

Иными словами, аутстаффинг подходит, когда компании нужны именно сотрудники внутри уже организованного рабочего процесса. Аутсорсинг выбирают, когда требуется передать стороннему исполнителю сам процесс или определенный участок работ.

Что выбрать: чек-лист для принятия решения

Чтобы определить подходящую модель, ответьте на несколько вопросов.

Вам нужны люди или выполненная работа?

Если требуются сотрудники, которыми будет управлять ваш руководитель, можно рассмотреть аутстаффинг. Если необходимо передать подрядчику конкретный участок работ и получить результат, подходит аутсорсинг.

Кто должен заниматься ежедневным управлением?

При аутстаффинге графики, задания и дисциплина остаются в зоне ответственности заказчика. При аутсорсинге эти функции берет на себя менеджер или бригадир подрядчика.

Насколько часто меняется нагрузка?

Если объем работ зависит от сезона, количества заказов или этапа проекта, аутсорсинг позволяет быстро увеличивать или сокращать команду.

Кто будет искать замену?

При аутсорсинге Eskela берет на себя срочную замену не вышедшего или не справляющегося сотрудника. Заказчику не приходится останавливать работу и самостоятельно искать нового человека.

Можно ли измерить результат?

Если качество можно оценить через объем, количество операций, сроки, площадь, число собранных заказов или другие показатели, участок работ удобно передать на аутсорсинг.

Риски и что закрепить в договоре

При аутстаффинге основной риск заключается в том, что юридически сотрудник оформлен у своего работодателя, но фактически ежедневную работу организует заказчик. Поэтому качество выполнения задач зависит от внутренних процессов принимающей стороны.

При аутсорсинге основной риск связан с выбором ненадежного подрядчика, который не способен обеспечить необходимое количество работников, контролировать дисциплину и соблюдать сроки.

Чтобы снизить риски, в договоре необходимо закрепить:

1. Предмет договора. Какие именно работы, услуги или функции передаются исполнителю.
2. Количество работников. Минимальная и максимальная численность команды, которую подрядчик должен вывести на объект.
3. Объем и показатели результата. Количество смен, операций, обработанных единиц товара, площадь или другие измеримые показатели.
4. График работы. Время начала и окончания смен, выходные дни, возможность ночной работы и порядок изменения графика.
5. Сроки вывода персонала. В договоре следует определить, через какое время после заявки команда должна приступить к работе.
6. Условия оперативной замены. Необходимо зафиксировать срок, в течение которого исполнитель заменяет заболевшего, не вышедшего или не соответствующего требованиям сотрудника.
7. Порядок учета. Как фиксируются часы, смены и выполненный объем работ.
8. Требования к качеству. По каким показателям заказчик принимает выполненную работу.
9. Распределение ресурсов. Кто предоставляет спецодежду, инструменты, оборудование и расходные материалы.
10. Ответственность сторон. Какие меры применяются при невыходе персонала, срыве сроков или невыполнении согласованного объема.

Также рекомендуется проверять срок работы подрядчика, наличие собственной базы сотрудников и опыт выполнения задач в нужной отрасли.

В договоре на аутсорсинг следует описывать конкретные работы, услуги, объем и результат. Не рекомендуется заменять предмет договора формулировкой «аренда персонала».

Когда Eskela рекомендует аутсорсинг

Аутсорсинг показывает максимальную эффективность в процессах, где можно определить объем работы, сроки и требования к результату.

• Склады и логистические центры. Погрузка, разгрузка, комплектация, сортировка, упаковка и обработка пиковых объемов товаров без расширения постоянного штата.
• Строительство и ремонт. Вывод рабочих под конкретный этап проекта и увеличение команды в периоды повышенной нагрузки.
• Ритейл и торговые сети. Выкладка товаров, работа кассиров, мерчандайзинг и выполнение операций по стандартам торговой сети.
• Производственные предприятия. Фасовка, упаковка, маркировка, сортировка и другие повторяющиеся операции.
• Гостиницы, рестораны и общественное питание. Усиление команды в периоды высокой загрузки, сезонного спроса и проведения мероприятий.
• Клининг. Регулярная, генеральная и периодическая уборка помещений с согласованными требованиями к качеству.
• Сельское хозяйство. Сезонные работы, сбор, сортировка и упаковка продукции.

Перед началом работы Eskela определяет задачу заказчика, требуемую численность команды, график, объем и требования к персоналу. После этого формируется схема работы и рассчитывается стоимость услуг.

Часто задаваемые вопросы

Нужен персонал для склада, производства, строительства, ритейла или другого направления?
Узнать подробнее об аутсорсинге персонала Eskela