Переход на аутсорсинг
Вопрос повышения эффективности бизнес-процессов является одной из максимально весомых задач в деятельности любого предприятия. По этой причине переход на
аутсорсинг приобретает все больший интерес со стороны владельцев компаний разных масштабов. Но прежде, чем заключить договорные отношения по передаче каких-либо функций, следует разобраться во всех нюансах вопроса.
Важно отметить, что с 1 января 2016-го года такой вид трудовой деятельности как заемный труд или аутстаффинг официально в Российской Федерации запрещен. Описание можно посмотреть в законе № 116-ФЗ. Поэтому оформление договора с подрядчиком должно выполняться обязательно грамотно.
Особенности оформления договорных обязательств в аутсорсинге
Передача на аутсорсинг всегда сопровождается заключением договора. Клиенту важно обратить внимание на следующий ряд факторов:
- список с оказываемыми услугами;
- сроки предоставления результатов работы и определенной информации;
- ответственность сторон (заказчика и подрядчика);
- условия расторжения документа.
Переход на аутсорсинг подразумевает заключение договора, в котором необходимо максимально подробно описать все процессы, которые связаны с функциями по передаче тех или иных бизнес-процессов. Это означает, что если необходим дополнительный список работ для выполнения, их нужно указывать в документе. Ведь в противном случае такие услуги будут оплачиваться дополнительно.
Поэтому частой ошибкой заказчиков становится нечеткое и неполное определение оказываемых услуг. То есть могут быть неправильно составлены технические задания, описаны формулировки, которые передают двоякое понимание обязанностей и прав обеих сторон. Рекомендуется использовать аутсорсинговые услуги от проверенных компаний с положительной репутацией. Тогда специалисты помогут максимально правильно составить все пункты договора и описать требуемые нюансы.
Поэтому согласование договора для передачи на аутсорсинг крайне важно. Иначе подрядчик может ненадлежащим образом выполнять свои обязательства. В ряде случаев заказчику потребуется создание системы контроля за происходящим. Для этого рекомендуется оформить периодическую отчетность. Также в ряде случаев возможна организация совместной сверки по предоставляемым услугам.
Дополнительные условия оформляются при помощи дополнительного соглашения, которое подписывается обеими сторонами. В договоре при этом прописывается порядок оформления такого документа.
Во избежание разногласий с обеих сторон при передаче на аутсорсинг ряда задач необходимо четко описать сроки выполнения работ. Для этого такой критерий фиксируется обеими сторонами. Таким образом намного проще обозначить ответственность в сложных ситуациях.
В рамках основного документа обозначаются и описываются взаимные зоны ответственности, а также и условия его расторжения. Наша аутсорсинговая организация работает по продуманным и отработанным многократно схемам и имеет шаблоны договоров под разные условия и ситуации.
Несмотря на многочисленные плюсы для предприятия, аутсорсинг может подразумевать и потенциальные минусы. Они заключаются в неграмотном подборе подрядчика с непроверенной репутацией. Отсюда для компании-заказчика появляются неоправданные риски.
Когда требуется аутсорсинг?
Аутсорсинг позволяет повысить эффективность бизнес-процессов заказчика. Ведь довольно часто собственных кадровых ресурсов недостаточно для их реализации. Поэтому такая схема позволяет существенно повысить прибыль за счет оптимизации деятельности с помощью опытного аутсорсера. В данном случае весомым критерием становится то, что не ключевые задачи передаются профессионалу.
В современном мире аутсорсинг подстраивается под крайне разные сферы деятельности. Наиболее популярными становятся:
Особое значение имеют варианты, при которых происходит полноценная замена целого отдела по какому-либо из направлений. Таким образом компания может не искать и не нанимать сотрудников, а пользоваться услугами аутсорсера, который лучше владеет ситуацией. Отсюда нетрудно сделать вывод, почему аутсорсинг выгоднее.
Для малого бизнеса
Очевидно, что чем более крупная компания, тем больший круг задач ей требуется решить за короткие временные промежутки. Несмотря на этот фактор, интерес малого бизнеса к аутсорсингу тоже оправдан и выгоден. Довольно часто такие услуги используются не на долговременной основе, а единовременно. Например, для благоустройства территории или организации промоакции на несколько дней.
Для среднего и крупного бизнеса
Такие виды бизнес-деятельности требуют грамотной организации менеджмента. Поэтому освобождение своих административного и денежного ресурсов, а заодно и концентрация на стратегическом планировании имеют весомое значение. Удобство заключается в в том, что переход на аутсорсинг позволяет оплачивать денежные средства не каждому отдельному сотруднику, а компании-партнеру.
В случае с крупным и средним бизнесом происходит и минимизация потенциальных рисков за счет снижения ответственности. Приведем простые примеры:
- Основной блок рисков лежит в возможной порче имущественных ценностей, к которым относятся товары и оборудование. Это означает, что в случае с серьезным ущербом заказчик сможет возместить свои потери совместно с аутсорсером.
- Другие риски заключаются в соблюдении техники безопасности и охране трудовой деятельности.
- Ответственность за невыход сотрудника и невыполнение работы лежит на подрядчике. Заказчик оплачивает только результат.
Принятие решения о переходе на аутсорсинг
Большинство владельцев достаточно долго задумываются, почему стоит обратиться к сторонней организации вместо того, чтобы выполнить все самостоятельно. Но при этом становится очевидно, что в случаях возникновения резкой необходимости нескольких десятков или сотен сотрудников справиться самостоятельно не получится. В максимально короткие сроки аутсорсер предоставляет квалифицированный персонал под требуемые задачи. Но как формируется само решение?
Для начала следует сформировать внутреннюю потребность. Для этого необходимо провести анализ на выявление тех функций, которые было бы логично передать на аутсорсинг. И здесь стоит ориентироваться не на слова других, а именно на собственные потребности организации.
Финансовая аналитика станет важным критерием. Например, компания занимается исключительно IT-технологиями и переводами, но есть потребность в регулярных курьерских доставках какой-либо продукции. Будет ли логично передать эту функцию сторонней компании или лучше создать свой отдел под нее?
При подборе аутсорсера понадобится учитывать репутационные и денежные риски. Ярким примером становятся слишком низкие цены в сравнении с средними по рынку. Часто такие компании представляют недобросовестные в том или ином плане исполнители. Делайте выбор в пользу подрядчика с хорошей проверенной репутацией. Для этого можно проверить, платит ли провайдер налоги, присутствуют ли судебные претензии.
Отказ от аутсорсинга: разбор
Чтобы окончательно понять, стоит ли выполнять передачу на аутсорсинг каких-либо задач, нужно понимать, для чего он нужен. Приведем простые примеры, для кого такая услуга окажется скорее малоэффективной:
- Если требуется самостоятельное выставление задач сотрудникам и их непосредственный контроль, то лучше сделать выбор в пользу временных сотрудников и проектных работ.
- Если требуется только оптимизация затрат, аутсорсинг не всегда себя оправдывает. Поэтому здесь требуется быть внимательными.
